wp - grudzien 2016

Zarządzanie projektami w MSP (5 kluczowych aspektów)

Zarządzanie projektami w MSP (5 kluczowych aspektów)

Brief.pl / Wiedza

Praca etatowa z jej powtarzającymi się zadaniami, stałymi zdarzeniami i relacjami zaczyna odchodzić do lamusa i wbrew wielu obawom towarzyszącym uelastycznieniu pracy, będzie to stała tendencja. Era projektów staje się faktem.

-

Konieczność zmiany w sposobie działania pierwsze zauważyły duże firmy, którym ze względu na wielkość i rozbudowane struktury organizacyjne trudno było uzyskiwać potrzebną szybkość działania. Obok oficjalnych struktur zaczęły wyrastać mniejsze grupy, działające poza „oficjalnym obiegiem”, łączące pracowników różnych jednostek organizacyjnych, zdolne do wytworzenia użytecznych rozwiązań i ich szybkiej implementacji.
 
Era projektów stała się faktem. Obecnie na rynku działają organizacje, które w dużej części lub nawet w 100 proc. organizują swoją pracę w oparciu o projekty. Uzyskują dzięki temu dużą szybkość i efektywność, alokując ludzi z ich kompetencjami i inne zasoby w te działania, które są realnie potrzebne, a nie wynikają z rutyny działania.  

Od małego do dużego
- Organizacje małe i średnie rozwijając się i wchodząc w fazę wzrostu mogą racjonalnie zarządzać procesem formalizacji wykorzystując do tego pracę projektową. Zamiast wraz ze wzrostem zleceń, operacji, zadań powoływać nowe formalne struktury, stanowiska - organizacje mogą powoływać grupy projektowe odpowiedzialne za realizację określonych zadań, a po ich wykonaniu skierować pracowników do innego działania – mówi Joanna Stalewska, członek zarządu IPMA Polska.

Działanie w ramach projektów, w przypadku spadku zamówień umożliwia skierowanie aktywności pracowników na aktywność wewnętrzną (nakierowaną na wnętrze organizacji), co w przypadku organizacji dużych jest trudne, ze względu na wypracowaną już specjalizację pracowników oraz trudność we wprowadzaniu zmian w rozbudowanych strukturach.

Działanie małych i średnich organizacji w oparciu o projekty może być więc użyteczne zarówno kiedy firma rozwija się poprzez wzrost np. zleceń i chce uniknąć pułapki zbytniej formalizacji, jak również kiedy ilość operacji spada i pojawia się konieczność elastycznego gospodarowania pracownikami.


Powodzenie zarządzania i działania poprzez projekty w małych i średnich przedsiębiorstwach uwarunkowane jest uwzględnieniem pięciu kluczowych czynników:

1.    Multikompetencje – organizacja projektów wymaga posiadania przez pracowników dobrych kompetencji zarówno merytorycznych, jak i społecznych, umożliwiających dobrą współpracę grupową, konieczną przy realizacji projektu. Realizacja projektu powinna przyczynić się więc nie tylko do wdrożenia konkretnych rozwiązań, ale umożliwić pracownikom uczenie się i nabywanie tzw. multikompetencji (wielu umiejętności). Powoływanie grup projektowych powinno się więc odbywać nie tylko w oparciu o pracowników najbardziej efektywnych, ale również tych, którzy powinni do projektu dołączyć ze względów edukacyjnych.

2.    Rozwijanie pracowników – realizacja zróżnicowanych projektów, przy wykorzystywaniu tej samej grupy wymaga opisanej wyżej multikompetencji. Realizacja projektów może być niewystarczającym doświadczeniem umożliwiającym ich nabycie. Zarządy muszą umożliwić pracownikom uczenie się  również w ramach kursów, konferencji i studiów podyplomowych, co w sytuacji, w której wiele przedsięwzięć edukacyjnych sponsorowanych jest z funduszy europejskich nie powinno być szczególną przeszkodą.

3.    Kompetencje grupowe – realizacja projektów wymaga bardzo dobrej współpracy grupowej, umożliwiającej komunikację, wymianę myśli, doświadczeń, konstruowanie rozwiązań, rozwiązywanie trudności.  Organizacje o mniejszej wielkości mogą zdecydowanie łatwiej wypracować takie kompetencje, ponieważ pracownicy są w naturalny sposób zachęcani do bezpośrednich kontaktów i poznawania stylu działania innych pracowników.  

4.    Ryzyko i zarządzanie – projekty w zdecydowanym stopniu niż rutynowa organizacja pracy obarczone są ryzykiem, ponieważ zawsze jest to działanie zbliżone do eksperymentu. Zarząd jak i pracownicy powinni być świadomi: 1) występującego ryzyka i konieczności zarządzania nim, 2) świadomości własnych kompetencji i wykorzystywania w trakcie podejmowania decyzji o rozpoczęciu projektu, 3) roli osób zarządzających w realizacji projektu – zwłaszcza, że często charakterystyczne dla organizacji jest ciągle ręczne zarządzanie, tymczasem projekt wymaga bardziej uczestniczących form zarządzania.

5.    Komunikacja – praca rutynowa opiera się o stały zestaw procedur i przepływu komunikacji. Projekt wymaga bardzo dobrej komunikacji wewnątrzorganizacyjnej, zarządzania przepływem informacji, a zwłaszcza świadomości konsekwencji nadmiaru lub braku komunikacji.  

Era szybkości wymaga szybkich rozwiązań, jakich może dostarczyć formuła projektu. W rynkowym wyścigu, firmy wykorzystujące ten sposób myślenia będą zyskiwały. Organizacje małe i średnie są w naturalny sposób predysponowane do  takiego sposobu działania.  

Właściciele firm muszą jednak pamiętać, że projekt to obosieczny miecz. Z jednej strony umożliwiający efektywne działania, z drugiej przyczyniający się do zmniejszania przywiązania pracowników do organizacji. Jest to ważne zwłaszcza przy uwzględnieniu, że koniecznym warunkiem realizowania odmiennych projektów jest stała i trwała inwestycja w pracowników.


***
IPMA Polska to organizacja non-profit obecna na polskim rynku od 1999 roku, zrzeszająca profesjonalistów oraz instytucje działające w obszarze zarządzania projektami. Głównym celem Stowarzyszenia jest integracja środowiska doświadczonych kierowników projektów, ale również kształcenie studentów i młodych kierowników projektów (Young Crew). Działania Stowarzyszenia to również organizacja konferencji i seminariów, spotkań w regionach, a także networking. IPMA Polska oferuje również certyfikację na czterech poziomach zaawansowania potwierdzającą kompetencje i wiedzę profesjonalnego Project Managera. To jedyne Stowarzyszenie w Polsce działające w strukturach International Project Management Association, międzynarodowej organizacji  promującej zarządzanie projektami, http://www.ipma.pl

Zobacz inne polecane artykuły

Od zera do miliardera: Satya Nadella. Człowiek, który redefiniuje produktywność

Magazyn / Ludzie

Od zera do miliardera: Satya Nadella. Człowiek, który redefiniuje produktywność
Od zera do miliardera: Satya Nadella. Człowiek, który redefiniuje produktywność

Gdy mowa o najbardziej nowatorskich firmach technologicznych na świecie, na myśl zazwyczaj jako pierwsze przychodzą takie spółki, jak Apple, Google czy Facebook. Microsoft w gronie wymienionych jest zaś traktowany raczej jako starszy brat, który może i kiedyś napędzał rozwój technologii, ale dziś na tyle przyzwyczaił się do stosowanych przez lata rozwiązań, że daleko mu do miana najważniejszego innowatora. Stojący od przeszło dwóch lat na czele założonej przez Billa Gatesa firmy Satya Nadella robi jednak wszystko, by ów wizerunek zmienić... a niedawny zakup LinkedIna to tylko jeden z przykładów jego starań.

Polski YouTube ma już 25 „milionerów”. Podsumowanie roku na YouTube

Brief.pl / Aktualności

Polski YouTube ma już 25 „milionerów”. Podsumowanie roku na YouTube
Polski YouTube ma już 25 „milionerów”. Podsumowanie roku na YouTube

YouTube ogłasza coroczne podsumowanie najchętniej oglądanych filmów i teledysków – Rewind 2016. „Dzieciaki prosto z więzienia! Zobacz kontrowersyjny występ! [Mam Talent]” to najchętniej oglądane wideo w Polsce. Na liście nie zabrakło również polskich gwiazd YouTube: Abstrachuje.tv z filmami „Czego nie mówią: policjanci” oraz „Najlepszy film motywacyjny na świecie”, a także wideo „Wąs! Wąs! Wąs!” Cyber Mariana (feat. Czwarta Fala). W rankingu znalazł się też film Twardowsky 2.0., jeden z materiałów wchodzących w skład niestandardowego projektu Legendy polskie stworzonego przez Allegro. Jeśli chodzi o zestawienie muzyczne, Polacy najchętniej oglądali klip Sylwii Grzeszczak „Tamta dziewczyna”.