Zarządzanie projektami w MSP (5 kluczowych aspektów)

Zarządzanie projektami w MSP (5 kluczowych aspektów)

Brief.pl / Wiedza

Praca etatowa z jej powtarzającymi się zadaniami, stałymi zdarzeniami i relacjami zaczyna odchodzić do lamusa i wbrew wielu obawom towarzyszącym uelastycznieniu pracy, będzie to stała tendencja. Era projektów staje się faktem.

-

Konieczność zmiany w sposobie działania pierwsze zauważyły duże firmy, którym ze względu na wielkość i rozbudowane struktury organizacyjne trudno było uzyskiwać potrzebną szybkość działania. Obok oficjalnych struktur zaczęły wyrastać mniejsze grupy, działające poza „oficjalnym obiegiem”, łączące pracowników różnych jednostek organizacyjnych, zdolne do wytworzenia użytecznych rozwiązań i ich szybkiej implementacji.
 
Era projektów stała się faktem. Obecnie na rynku działają organizacje, które w dużej części lub nawet w 100 proc. organizują swoją pracę w oparciu o projekty. Uzyskują dzięki temu dużą szybkość i efektywność, alokując ludzi z ich kompetencjami i inne zasoby w te działania, które są realnie potrzebne, a nie wynikają z rutyny działania.  

Od małego do dużego
- Organizacje małe i średnie rozwijając się i wchodząc w fazę wzrostu mogą racjonalnie zarządzać procesem formalizacji wykorzystując do tego pracę projektową. Zamiast wraz ze wzrostem zleceń, operacji, zadań powoływać nowe formalne struktury, stanowiska - organizacje mogą powoływać grupy projektowe odpowiedzialne za realizację określonych zadań, a po ich wykonaniu skierować pracowników do innego działania – mówi Joanna Stalewska, członek zarządu IPMA Polska.

Działanie w ramach projektów, w przypadku spadku zamówień umożliwia skierowanie aktywności pracowników na aktywność wewnętrzną (nakierowaną na wnętrze organizacji), co w przypadku organizacji dużych jest trudne, ze względu na wypracowaną już specjalizację pracowników oraz trudność we wprowadzaniu zmian w rozbudowanych strukturach.

Działanie małych i średnich organizacji w oparciu o projekty może być więc użyteczne zarówno kiedy firma rozwija się poprzez wzrost np. zleceń i chce uniknąć pułapki zbytniej formalizacji, jak również kiedy ilość operacji spada i pojawia się konieczność elastycznego gospodarowania pracownikami.


Powodzenie zarządzania i działania poprzez projekty w małych i średnich przedsiębiorstwach uwarunkowane jest uwzględnieniem pięciu kluczowych czynników:

1.    Multikompetencje – organizacja projektów wymaga posiadania przez pracowników dobrych kompetencji zarówno merytorycznych, jak i społecznych, umożliwiających dobrą współpracę grupową, konieczną przy realizacji projektu. Realizacja projektu powinna przyczynić się więc nie tylko do wdrożenia konkretnych rozwiązań, ale umożliwić pracownikom uczenie się i nabywanie tzw. multikompetencji (wielu umiejętności). Powoływanie grup projektowych powinno się więc odbywać nie tylko w oparciu o pracowników najbardziej efektywnych, ale również tych, którzy powinni do projektu dołączyć ze względów edukacyjnych.

2.    Rozwijanie pracowników – realizacja zróżnicowanych projektów, przy wykorzystywaniu tej samej grupy wymaga opisanej wyżej multikompetencji. Realizacja projektów może być niewystarczającym doświadczeniem umożliwiającym ich nabycie. Zarządy muszą umożliwić pracownikom uczenie się  również w ramach kursów, konferencji i studiów podyplomowych, co w sytuacji, w której wiele przedsięwzięć edukacyjnych sponsorowanych jest z funduszy europejskich nie powinno być szczególną przeszkodą.

3.    Kompetencje grupowe – realizacja projektów wymaga bardzo dobrej współpracy grupowej, umożliwiającej komunikację, wymianę myśli, doświadczeń, konstruowanie rozwiązań, rozwiązywanie trudności.  Organizacje o mniejszej wielkości mogą zdecydowanie łatwiej wypracować takie kompetencje, ponieważ pracownicy są w naturalny sposób zachęcani do bezpośrednich kontaktów i poznawania stylu działania innych pracowników.  

4.    Ryzyko i zarządzanie – projekty w zdecydowanym stopniu niż rutynowa organizacja pracy obarczone są ryzykiem, ponieważ zawsze jest to działanie zbliżone do eksperymentu. Zarząd jak i pracownicy powinni być świadomi: 1) występującego ryzyka i konieczności zarządzania nim, 2) świadomości własnych kompetencji i wykorzystywania w trakcie podejmowania decyzji o rozpoczęciu projektu, 3) roli osób zarządzających w realizacji projektu – zwłaszcza, że często charakterystyczne dla organizacji jest ciągle ręczne zarządzanie, tymczasem projekt wymaga bardziej uczestniczących form zarządzania.

5.    Komunikacja – praca rutynowa opiera się o stały zestaw procedur i przepływu komunikacji. Projekt wymaga bardzo dobrej komunikacji wewnątrzorganizacyjnej, zarządzania przepływem informacji, a zwłaszcza świadomości konsekwencji nadmiaru lub braku komunikacji.  

Era szybkości wymaga szybkich rozwiązań, jakich może dostarczyć formuła projektu. W rynkowym wyścigu, firmy wykorzystujące ten sposób myślenia będą zyskiwały. Organizacje małe i średnie są w naturalny sposób predysponowane do  takiego sposobu działania.  

Właściciele firm muszą jednak pamiętać, że projekt to obosieczny miecz. Z jednej strony umożliwiający efektywne działania, z drugiej przyczyniający się do zmniejszania przywiązania pracowników do organizacji. Jest to ważne zwłaszcza przy uwzględnieniu, że koniecznym warunkiem realizowania odmiennych projektów jest stała i trwała inwestycja w pracowników.


***
IPMA Polska to organizacja non-profit obecna na polskim rynku od 1999 roku, zrzeszająca profesjonalistów oraz instytucje działające w obszarze zarządzania projektami. Głównym celem Stowarzyszenia jest integracja środowiska doświadczonych kierowników projektów, ale również kształcenie studentów i młodych kierowników projektów (Young Crew). Działania Stowarzyszenia to również organizacja konferencji i seminariów, spotkań w regionach, a także networking. IPMA Polska oferuje również certyfikację na czterech poziomach zaawansowania potwierdzającą kompetencje i wiedzę profesjonalnego Project Managera. To jedyne Stowarzyszenie w Polsce działające w strukturach International Project Management Association, międzynarodowej organizacji  promującej zarządzanie projektami, http://www.ipma.pl

Zobacz inne polecane artykuły

Jak używać hashtagów?

Brief.pl / Aktualności

Jak używać hashtagów?
Jak używać hashtagów?

Hashtagi królują zarówno na Instagramie jak i na Twitterze. Niby każdy wie o co z nimi chodzi, ale czy każdy z nas używa ich poprawnie? Poniżej znajdziesz kilka wskazówek jak je wykorzystać w swoich działaniach w social media aby zwiększyć zasięg publikowanych treści.

Wychowaj sobie konsumenta

Magazyn / Aktualności

Wychowaj sobie konsumenta
Wychowaj sobie konsumenta

Jak zbudować pozycję eksperta w umysłach konsumentów? Jak uskutecznić proces generowania leadów i wzbudzić zainteresowanie marką? W strategii content marketingowej warto znaleźć miejsce na white paper, czyli...? Mowa o użytecznej treści z górnej półki.

YouTube Ads Leaderboard 2016 - roczne zestawienie najpopularniejszych reklam na YouTube

Brief.pl / Aktualności

YouTube Ads Leaderboard 2016 - roczne zestawienie najpopularniejszych reklam na YouTube
YouTube Ads Leaderboard 2016 - roczne zestawienie najpopularniejszych reklam na YouTube

YouTube ogłasza listę reklam, które w 2016 r. zdobyły największą popularność wśród użytkowników z Polski, jak i całej Europy. 10 filmów tylko z polskiego zestawienia zanotowało ponad 100 lat łącznego czasu oglądania. Niekwestionowanym zwycięzcą rodzimego rankingu jest Allegro - zajęło wszystkie trzy miejsca na podium z wideo: Czego szukasz w Święta? | English for beginners, które znalazło się również w europejskim podsumowaniu, Legendy Polskie. Film TWARDOWSKY 2.0. Allegro oraz Legendy Polskie. Film Operacja Bazyliszek. Allegro. Na listę trafiła także kolejna część sagi o polskich legendach, czyli Legendy Polskie. Film Jaga. Allegro, plasując się na piątej pozycji.