Przepis na udany event – 10 rad

Przepis na udany event – 10 rad

Brief.pl / Wiedza

Zacznijmy od początku: Po pierwsze – okazała scenografia, po drugie – dużo kolorowych świateł, po trzecie – znane twarze na scenie, po czwarte – oryginalne miejsce... Nie. Nic z tego…

-

Przepisu na udany event po prostu nie ma. Jest za to kilka elementów, które w istotny sposób wpływają na sukces lub jego brak. Oto subiektywne “top 10” elementów, które mogą wpłynąć na to, że pieniądze zainwestowane w event marketing będą wydane efektywnie. Kolejność ich pojawiania się jest przypadkowa.

1.    Zrównoważony scenariusz.
Ziewanie to najgorszy efekt, jaki można osiągnąć. Zbyt długa część oficjalna, która zwykle poprzedza część z atrakcjami, potrafi zabić entuzjazm, dobry humor a także całe wydarzenie.

2.    Uczestnicy – “mode on”.
Uczestnicy eventów , a jest ich coraz więcej i wymagania są coraz większe, często chcą współtworzyć event, a nie być tylko biernym obserwatorem. Dlaczego więc nie zaangażować ich wcześniej w postaci teasera, zaproponować interaktywne atrakcje, wykorzystać RFID lub QR kody? Wszystko w rękach kreacji. I wyobraźni.

3.    Logistyka, nie fajerwerki.
Wielu eventowców, nawet po zorganizowaniu setki gal, pikników, pokazów mody etc zaczyna koncentrować swoją uwagę na elementach trudnych, efektownych, tracąc z pola widzenia najbardziej podstawowe rozwiązania logistyczne. Co z tego, że podczas eventu sportowego zorganizujemy najpiękniejszą strefę startu i mety, jeżeli nie oznaczymy dobrze trasy biegowej i zawodnicy pomylą trasę? Walory estetyczne są szalenie ważne. Ale najpierw musi być spełniony warunek pierwszy: idealnie rozplanowana logistyka.

4.    Najlepszy czas.
Przed rozpoczęciem imprez medialnych - ale nie tylko tych - event manager musi sprawdzić, czy „na mieście” nie dzieje się coś innego. Być może większego, głośniejszego, co zabierze nam gości.

5.    Informuj!
Nie ma nic gorszego dla gościa niż brak informacji. Którędy mam iść? Czemu jeszcze nie zaczynamy? Gdzie jest wejście? Dlaczego nikt nie potrafi odpowiedzieć na moje pytanie? Problemy rozwiązują - jak to zwykle bywa - najprostsze elementy: agendy, plany sytuacyjne, strzałki kierunkowe. Co najtrudniejsze, ale i najważniejsze: informuj w przypadku wpadki. Chowanie głowy w piasek w przypadku, gdy problem techniczny się przeciąga jest najgorszym rozwiązaniem.

6.    Suprise!
Nawet przy najdrobniejszej realizacji trzeba wyjść poza schemat. Po to, by wyrwać się z koszmarnego - szczególnie w Polsce - marketing clutter. Nie zawsze jest budżet na to, aby przygotować zaawansowane efekty wizualne, ale właśnie po to szukamy w sobie kreatywności. Niech chociaż jedno „coś” pozostanie w pamięci gości po powrocie do domu.

7.    Zgrany duet: klient i producent.
Nie jest prawdą, że to producent przygotowuje i realizuje event - punkt widzenia agencji - ani to, że event realizuje konkretna firma - punkt widzenia uczestnika. Event powstaje podczas tygodni/miesięcy ciężkiej pracy, telefonów, spotkań, burzy mózgów, dyskusji między dwoma liderami. Po jednym ze strony firmy i agencji. To oni zarządzają procesem i za ich decyzjami idzie praca całego zespołu wykonawczego: scenografii, designerów, techniki oświetleniowej, nagłośnieniowej, cateringu i wielu innych.

8.    Bez dubla.
Przed podjęciem się realizacji wydarzenia specjalnego należy sprawdzić, czy ktoś w branży nie robił już czegoś podobnego. Porównania nie są dobre. Nikt nie chce uczestniczyć w kolejnej takiej samej imprezie.

9.    Dla kogo ten event?
Trzeba słuchać, czego potrzebują goście i wyprzedzać ich potrzeby. Nie zawsze oznacza to, że gust prezesa korporacji powinien być tym ostatecznym, a pojawienie się znanego zespołu muzycznego zapewni szalejący tłum pod sceną. To co nam się podoba, nigdy nie jest żadną gwarancją.

10.    Zaufaj ludziom z agencji!

Jeżeli decydujesz się pracować z konkretną agencją podejmujesz tak naprawdę ważną decyzję biznesową. Profesjonalna agencja to przede wszystkim ludzie z ogromnym doświadczeniem. Producenckim, designerskim, kreatywnym i... biznesowym. Zaufaj im, słuchaj, dyskutuj, zderzaj pomysły. Potem wspólnie poszukajcie jeszcze lepszych. Wtedy jesteś bliżej sukcesu niż myślisz.

Zobacz inne polecane artykuły

Branded content, czyli content w służbie markom. Rozmowa z Tomaszem Dławichowskim z Timecode Film Production

Brief.pl / Ludzie

Branded content, czyli content w służbie markom. Rozmowa z Tomaszem Dławichowskim z Timecode Film Production
Branded content, czyli content w służbie markom. Rozmowa z Tomaszem Dławichowskim z Timecode Film Production

Czym jest branded content? Którym markom czy branżom działania branded contentowe przynieść mogą szczególną korzyść? O stosunkowo młodym trendzie, który w najbliższym czasie może zrewolucjonizować komunikację marketingową marek rozmawiamy z Tomaszem Dławichowskim z Timecode Film Production.

Kapituła 50 Kreatywnych: Rozmowa z Dariuszem Żukiem, CEO Business Link Poland

Brief.pl / Ludzie

Kapituła 50 Kreatywnych: Rozmowa z Dariuszem Żukiem, CEO Business Link Poland
Kapituła 50 Kreatywnych: Rozmowa z Dariuszem Żukiem, CEO Business Link Poland

Czy istnieje dobry moment na odpalenie własnego biznesu? Jak w kontekście wszechobecnych startupów rysuje się przyszłość korporacji? Jaka jest świadomość siły małych i średnich przedsiębiorców w Polsce? W ramach cyklu wywiadów przedstawiającego Kapitułę 7. edycji 50 Najbardziej Kreatywnych w Biznesie rozmawiamy z Dariuszem Żukiem, CEO Business Link Poland.