Jak zorganizować ekskluzywny event dla kontrahentów?

Jak zorganizować ekskluzywny event dla kontrahentów?

Brief.pl / Wiedza

Ekskluzywny event to dla firmy szansa, by wykazać się przed kontrahentami kreatywnością, ale jednocześnie jest przedsięwzięciem, które wymaga zgrania 
i koordynacji wielu różnych działań. Od czego zacząć?

-
SPONSOROWANE

Znajdź właściwą lokalizację

 

Przy organizacji ekskluzywnego eventu kluczowa jest lokalizacja. Poza wysokim standardem, interesującym wnętrzem i dogodną lokalizacją, miejsce musi zagwarantować komfort uczestnikom, a organizatorom umożliwić zrealizowanie wszystkich zaplanowanych w programie prelekcji i prezentacji. 

Zastanawiając się nad typem obiektu, należy wybrać sale precyzyjnie dopasowane do ilości uczestników – tak, by uniknąć efektu „pustej sali”, a z drugiej strony, by goście nie czuli się zbyt mocno stłoczeni. Warto zapoznać się z ofertą sieci hoteli Novotel – wszystkie obiekty gwarantują nie tylko komfortowe warunki noclegowe, ale pomogą także zorganizować mniejsze spotkania. Hotele z centrami kongresowymi są w stanie obsłużyć jeszcze większe wydarzenia. 

Jednym z większych i ciekawszych obiektów luksusowych jest Hotel Sofitel Wroclaw Old Town zlokalizowany w samym centrum Starego Miasta we Wrocławiu. W hotelu znajduje się Lounge Restaurant, 11 sal konferencyjnych, room-service czynny całą dobę oraz 6th Sense Wellness Center z siłownią, jacuzzi z łaźnią parową, sauną i masażami balijskimi. Największa sala konferencyjna „Europa” może pomieścić aż 250 gości. Dodatkowym atutem jest infrastruktura sprzyjająca dużym eventom – klimatyzacja, najnowocześniejszy sprzęt multimedialny, bezprzewodowy dostęp do Internetu i doświadczony personel to gwarancja udanej konferencji lub szkolenia we Wrocławiu. Co więcej, zachwycające przeszklone atrium to idealna sceneria dla eleganckiego bankietu lub przyjęcia koktajlowego, Sala Madryt (VIP room) jest idealnym miejscem na happy hour, a kameralna sala Luxemburg sprawdza się przy małych spotkaniach. 

Zastanawiając się nad typem obiektu, należy wybrać sale precyzyjnie dopasowane do ilości uczestników – tak, by uniknąć efektu „pustej sali”, a z drugiej strony, by goście nie czuli się zbyt mocno stłoczeni.

 

Wybierając lokalizację bardzo ważny jest dojazd na miejsce eventu, dlatego dobrym pomysłem jest podjęcie współpracy z wybraną korporacją taxi i zagwarantowanie najważniejszym gościom bezgotówkowych przejazdów w czasie trwania wydarzenia. 

Organizując imprezę o zasięgu ogólnopolskim, najlepszym miejscem jest oczywiście Polska centralna. W łatwy i szybki sposób dostaniemy się na miejsce z niemal każdego miejsca
w Polsce, a duży wybór komfortowych hoteli oraz obiektów konferencyjnych przemawia za usytuowaniem eventu właśnie w centrum kraju. Zapraszając gości z całego kraju warto zatroszczyć się o możliwość noclegu. Atmosferę relaksu i ekskluzywne warunki pobytu zapewnić mogą obiekty takie jak Hotel Novotel Łódź Centrum, który znajduje się w samym centrum miasta – dojazd z lotniska zajmuje 15 minut, a z dworców kolejowych ok. 10 minut. 

Stwórz szczegółowy plan 

 

Organizując każdy event należy poświęcić czas na sprecyzowanie swojego pomysłu, co zasadniczo sprowadza się do odpowiedzenia sobie na pytania: „Jaki event chcę zorganizować?”, „Jaki będzie cel spotkania?”. Precyzyjna odpowiedź na te pytania pozwoli stworzyć koncepcję i określić tematykę oraz cel eventu, a to już pierwszy krok do sukcesu. Wybrana tematyka zadecyduje o tym, jakich prelegentów zaprosisz oraz o profilu gości, a co się z tym wiąże, także o wyborze miejsca.

Precyzyjnie określ liczbę i profil uczestników

 

Kiedy już znasz cel spotkania, przemyśl i zastanów się dobrze nad tym, kogo zaprosisz. Jeśli chcesz zorganizować ekskluzywny event i zaprezentować nowy produkt bądź usługę – zachęć do udziału potencjalnych klientów i partnerów. Warto również dokładnie określić liczbę uczestników – eventy ekskluzywne powinny odbywać się w wąskim gronie ekspertów, kontrahentów i gości, którzy podniosą prestiż wydarzenia. 

Podczas eventów ekskluzywnych nie bez znaczenia są dodatkowe udogodnienia dostępne dla uczestników.

 

Na tym etapie bardzo ważne są same zaproszenia, szczególnie w przypadku eventów dla VIP-ów. W zaproszeniu powinny znaleźć się nie tylko podstawowe informacje o temacie konferencji, jej lokalizacji oraz zaproszonych gościach, ale także informacje dodatkowe, które mogą zainteresować gości np. o wyjątkowej lokalizacji czy szczególnie atrakcyjnych punktach programu. Warto, by zaproszenie miało ciekawą formę graficzną, a jego treść nie powinna być dłuższa niż jedna strona. Na pewno wyróżni cię również nietypowa forma dystrybucji. 

Zatroszcz się o profesjonalną obsługę

 

Zorganizowanie eventu, w szczególności ekskluzywnego, wymaga ogromnego zaplecza logistycznego, dlatego zapanowanie nad wszystkimi terminami, dostawami i ustaleniami warto powierzyć specjalistom. Zaufaj dobrym i sprawdzonym firmom cateringowym, eventowym, które zatroszczą się o zaproszenie i powitanie gości, zatrudnienie tłumaczy, transport sprzętu itp. 

Doskonałym miejscem na organizację ekskluzywnego spotkania czy to w małym gronie, czy dużego kalibru jest Hotel Sofitel Warsaw Victoria – położony w centrum miasta, ze wspaniałym widokiem na Plac Piłsudskiego. Doświadczony concierge dostępny na miejscu zadba o przebieg każdego spotkania i konferencji, a szef kuchni przygotuje catering na zamówienie dostosowany do potrzeb i preferencji gości. 

Zaufaj dobrym i sprawdzonym firmom cateringowym, eventowym, które zatroszczą się o zaproszenie i powitanie gości, zatrudnienie tłumaczy, transport sprzętu itp.

 

Bardzo ważną, chociaż trochę zapomnianą rolę, pełnią kelnerzy. Ich podstawowym zajęciem jest profesjonalna obsługa gości od momentu wejścia, aż do opuszczenia spotkania. 

Warto znać standardy wprowadzone przez dobre hotele i restauracje takie, jak ilość obsługiwanych przez jednego kelnera osób – w przypadku ekskluzywnego przyjęcia serwowanego, jeden kelner przypada na stolik, czyli zazwyczaj 10 osób. Pamiętaj, że ponad wszystko Twoi goście muszą poczuć się komfortowo. Miłe, kompetentne i dobrze poinformowane hostessy, przyjazna atmosfera czy prelegenci z łatwością nawiązujący kontakt z uczestnikami na pewno zwiększą szansę na sukces organizacyjny.

Opracuj plan spotkania

 

Po opracowaniu koncepcji i wybraniu miejsca, czas na wypracowanie harmonogramu eventu. Jeśli planujemy atrakcyjny program artystyczny, niech poprzedzają go tylko krótkie prezentacje kilku prelegentów. Upewnij się, że sprzęt i infrastruktura sali umożliwią podparcie wypowiedzi materiałami multimedialnymi, a prezentacje mają atrakcyjną i spójną oprawę graficzną, która zwiększy siłę przekazu.

Podczas eventów ekskluzywnych nie bez znaczenia są dodatkowe atrakcje, jakie przygotowaliśmy dla uczestników – poza przemówieniami ekspertów, pamiętajmy o części tzw. artystycznej, która zapewni dobrą atmosferę i sprawi, że goście na długo zapamiętają to spotkanie. 

Wychodząc naprzeciw wymagającym organizatorom, Hotel Sofitel Warsaw Victoria dysponuje między innymi Salą Balową, w której kurtyna odsłania profesjonalną scenę. Do dyspozycji wykonawców i prelegentów są także trzy garderoby, a dzięki możliwości instalacji dodatkowego oświetlenia fotografowie uchwycą każdą ważną chwilę wydarzenia.

Eventy branżowe są idealnym kanałem komunikacji między firmą a klientem, dlatego warto poświęcić czas, środki i energię, by wydarzenie przebiegło bez zarzutu. 

 ::

O autorze:

 

Paulina Kalinowska reprezentuje Centralne Biuro Sprzedaży AccorHotels w Polsce, jest odpowiedzialna za współpracę z kluczowymi agencjami eventowymi. 

 

Zobacz inne polecane artykuły

GRA O SUKCES / GRA O BIZNES. Transmisja LIVE z wydarzenia dostępna również na Facebooku!

Brief.pl / Aktualności

GRA O SUKCES / GRA O BIZNES. Transmisja LIVE z wydarzenia dostępna również na Facebooku!
GRA O SUKCES / GRA O BIZNES. Transmisja LIVE z wydarzenia dostępna również na Facebooku!

Już w ten czwartek o godzinie 14.30 na Facebooku Business in Brief rusza transmisja live z wyjątkowego wydarzenia, jakie przygotowaliśmy dla Was wspólnie z partnerami. Jeśli spodziewacie się nudnych prezentacji, przydługich paneli, straconego czasu... pozwólcie, że Was zaskoczymy.

YouTube'm rządzą Cyber Marian, DonGURALesko i Red Lipstick Monster

Brief.pl / Aktualności

YouTube'm rządzą Cyber Marian, DonGURALesko i Red Lipstick Monster
YouTube'm rządzą Cyber Marian, DonGURALesko i Red Lipstick Monster

Z każdym rokiem rośnie rola treści wideo, co przekłada się na wzrost popularności YouTuberów. Potencjał ten dostrzegają firmy, stawiając na współpracę z Vlogerami. Których z nich ma największy potencjał reklamowy? W analizie przygotowanej przez „PRESS-SERVICE Monitoring Mediów” podsumowano obecność medialną 100 najpopularniejszych pod względem liczby subskrybentów polskich YouTuberów. Raport dotyczy 2016 roku.

5 wskazówek, jak nadać newsletterom wiosenny powiew świeżości

Brief.pl / Aktualności

5 wskazówek, jak nadać newsletterom wiosenny powiew świeżości
5 wskazówek, jak nadać newsletterom wiosenny powiew świeżości

Długie, mroźne miesiące zimy dają się nam we znaki, rozbudzając tym samym pragnienie zmiany, zieleni i kolorów. Tak też powinny wyglądać newslettery – świeżo i słonecznie. Marketerzy, jako ci, którzy zawsze podążają nie tylko za panującymi w branży trendami, ale także za potrzebami odbiorców, powinni włączyć do komunikacji te elementy, których odbiorcy w tym okresie szczególnie łakną.