Sukces branżowej konferencji tkwi w szczegółach

Sukces branżowej konferencji tkwi w szczegółach

Brief.pl / Aktualności

„Kompleksowość, szybkość i dyspozycyjność” to motto Pauliny Kalinowskiej reprezentującej Centralne Biuro Sprzedaży AccorHotels, która radzi, na co zwrócić uwagę, by konferencja branżowa odniosła sukces i została zapamiętana przez uczestników jako wyjątkowe wydarzenie.

-
SPONSOROWANE

Czym zajmuje się Pani w firmie AccorHotels? 

Stanowisko Key Account MICE zajmuję od około 3 lat. Moim zadaniem jest przede wszystkim aktywna sprzedaż powierzchni konferencyjnej sieci AccorHotels nie tylko w Polsce, ale i na całym świecie, a co za tym idzie utrzymanie relacji z już pozyskanymi klientami, jak również nawiązywanie kontaktów z nowymi kontrahentami. Jako utrzymanie relacji mam przede wszystkim na myśli wspieranie klientów w zbieraniu danych o hotelach i przedstawienie kompleksowej oferty dotyczącej planowanego spotkania. 

Jako pracownik tak znanej i rozbudowanej sieci hoteli z pewnością ma Pani ogromne doświadczenie w organizacji szkoleń. Zdradzi nam Pani jak wygląda organizacja cyklu szkoleń? Od czego należy zacząć, a na czym skończyć?  

Cykl szkoleń jest bez wątpienia jedną z trudniejszych rezerwacji. Tutaj mamy do czynienia z kilkoma terminami i lokalizacjami, co powoduje, że samo zebranie ofert jest czasochłonne. Po pierwsze powinniśmy ustalić z klientem miejsce, w którym mają się odbyć szkolenia – wybrać miasto i hotele, które spełniają jego oczekiwania. Powinniśmy ustalić jak najwięcej szczegółów jeszcze przed wysłaniem zapytania do hoteli, oszczędzimy wówczas dużo cennego czasu. Kolejnym krokiem jest szybkie zebranie kompleksowych oferty z hoteli, a następnie przedstawienie pełnych danych klientowi. 

Z której imprezy organizowanej w hotelu jest Pani szczególnie dumna?

Jeżeli mówimy o imprezie organizowanej w hotelu, niestety nie umiem wybrać tylko jednej. Natomiast jestem szczególnie dumna z rezerwacji imprezy organizowanej w hotelu Novotel Warszawa Centrum przez znaną firmę z branży motoryzacyjnej. Rezerwacja obejmowała zakwaterowanie oraz wyżywienie dla grup młodzieży z różnych części świata. Uważam, że jest to mój największy sukces przede wszystkim z uwagi na wielkość wydarzenia, jak również rozległą logistykę, nad którą trzeba było zapanować. Od zakwaterowania, przez specjalne diety, po sale konferencyjne potrzebne na posiłki i spotkania dla poszczególnych grup uczestników.

Na co w pierwszej kolejności powinno się zwrócić uwagę przy wyborze miejsca organizacji szkolenia?

Bez wątpienia elementami, które wpływają na ocenę spotkania i decydują o jego powodzeniu są lokalizacja, catering, jak również pomieszczenia, w których odbędzie się szkolenie. Moi klienci często sami wskazują konkretne miejsce czy region, w którym powinien być zorganizowany event – uzależnione jest to od odległości do siedziby klienta finalnego, możliwości dojazdu itp. W przypadku naszej sieci mamy w czym wybierać – dysponujemy hotelami od 1* do 5*. Obiekty są zlokalizowane nie tylko w centrach miast, ale również blisko lotnisk czy atrakcji turystycznych w poszczególnych miastach. Dodatkowo posiadamy obiekty, w których istnieje możliwość zorganizowania eventu także na świeżym powietrzu, mimo położenia w samym centrum miasta jak np. Novotel Warszawa Airport, Novotel Poznań Malta czy Novotel Gdańsk Centrum.

Same sale konferencyjne powinny przede wszystkim mieć dostęp do światła dziennego, stwarzać możliwości do niestandardowych spotkań – tutaj mam na myśli eventy dotyczące promocji nowych produktów i możliwość ich prezentacji np. przez wprowadzenie samochodu do sali konferencyjnej. Salami takimi dysponują hotele Novotel Warszawa Airport czy Sofitel Warsaw Victoria.

Bardzo ważne jest menu posiłków, które powinno być przede wszystkim dopasowane do charakteru eventu (business, integracja, szkolenie), diet, alergii czy preferencji uczestników spotkania. Myślę, że na uwagę zasługuje też sposób podania czy prezentacji posiłku, który powinien zachęcać do konsumpcji. Dodatkowo w hotelach  naszej sieci szczególną uwagę zwracamy na obsługę, która powinna być sprawna i szybko reagować na potrzeby gości. W obiektach naszej sieci posiadamy także szeroki wybór przerw kawowych – w hotelach brandu Novotel do dyspozycji gości są przerwy kawowe BIO, oczyszczające, regionalne, energetyzujące czy owocowe.

Czy osobiście weryfikuje Pani każde miejsce?

To zależy, co rozumiemy przez słowo „weryfikacja”. Oczywiście po otrzymaniu każdego zapytania klasyfikuję je i przesyłam do hoteli spełniających oczekiwania klienta. Klasyfikując je sprawdzam przede wszystkim: jaka lokalizacja interesuje klienta, jaki standard hotelu jest brany pod uwagę, jaka ilość sal i ich powierzchnia będzie niezbędna oraz ilość pokoi, jeżeli są potrzebne.

Czy istotny jest wybór dnia tygodnia przy organizowaniu konferencji? 

Jak najbardziej, wybór dnia tygodnia jest bardzo istotny i ma wpływ na liczbę uczestników. Firmy najczęściej wybierają jako terminy szkoleń czy konferencji środek tygodnia: wtorek, środa i czwartek. Weekendy (piątek, sobota) są wybierane najczęściej na imprezy wieczorne, gale.

A co jest ważne dla uczestników konferencji? Jakie elementy wyposażenia, funkcjonalności sal konferencyjnych są standardem? 

W dzisiejszych czasach „must have” każdej sali konferencyjnej to bezpłatne wi-fi lub stałe łącze przewodowe, ekran, nagłośnienie wraz z mikrofonem, rzutnik multimedialny czy flipchart. Sala konferencyjna powinna być również wyposażona w klimatyzację oraz mieć możliwość szybkiego zaciemnienia.

Czym obiekt konferencyjny może wyróżniać się spośród konkurencji?

To, co wyróżnia obiekt to przede wszystkim lokalizacja, zaplecze konferencyjne, ale też oferowany catering. Jako ciekawostkę dodam, że w tym roku dla naszych gości dostępny będzie pierwszy obiekt combo, w którym do dyspozycji będą mieli hotel Novotel oraz ibis. Taki obiekt pozwoli na zakwaterowanie klientów z różnymi budżetami. 

Jakie proste rozwiązania, które mogą zadecydować o sukcesie konferencji, poleciłaby Pani naszym czytelnikom? 

Istnieje wiele elementów, które mogą zadecydować o sukcesie konferencji. Przede wszystkim należy być otwartym na sugestie klientów – nie obawiać się ich, a od czasu do czasu warto zaryzykować i zaproponować niekonwencjonalne rozwiązanie np. specjalne menu. Warto każdą konferencję rozpatrywać indywidualnie. Zalecam też, by przed każdym wydarzeniem spotykać się w hotelu w celu omówienia i doprecyzowania dokładnych oczekiwań klienta. Osoby, które odpowiadają za koordynację spotkania mogą wtedy zaproponować ciekawe alternatywne rozwiązania. 

Czy można obecnie zaobserwować jakieś trendy na rynku konferencji? 

Jeszcze do niedawna czynnikiem decydującym o wyborze danego miejsca była cena. Z moich obserwacji wynika, że obecnie klienci kładą duży nacisk na jakość oferowanych usług. Jeżeli chodzi o same zapytania, jakie otrzymuję, kiedyś przychodziły z dużym wyprzedzeniem, dotyczyły zazwyczaj realizacji na 100-200 osób, obejmowały jedną salę konferencyjną oraz catering. W tej chwili zapytania przychodzą na 2-3 tygodnie przed terminem rozpoczęcia rezerwacji i obejmują kilka sal konferencyjnych plus catering.

Jakie nowe wyzwania stoją przed branżą hotelarską?

W dzisiejszych czasach sporym wyzwaniem są nowe technologie – transmisje online, video mapping, aplikacje mobilne, beacony to tylko kilka z narzędzi, jakie coraz częściej wykorzystywane są w event marketingu, a które niedługo staną się codziennością. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom rynkowym m.in. hotel Novotel Warszawa Centrum wprowadził do swojej oferty rozwiązania wykorzystujące nowoczesne technologie – sterowanie wyposażeniem sali poprzez urządzenie mobilne oraz Virtual Concierge z najbardziej aktualnymi informacjami o interesujących wydarzeniach w mieście.

 ::

 

Paulina Kalinowska reprezentuje Centralne Biuro Sprzedaży AccorHotels w Polsce, jest odpowiedzialna za współpracę z kluczowymi agencjami eventowymi.

Zobacz inne polecane artykuły

Nie tylko Allegro i H&M. Zobaczcie nasz subiektywny wybór najlepszych reklam na święta 2016

Brief.pl / Inspiracje

Nie tylko Allegro i H&M. Zobaczcie nasz subiektywny wybór najlepszych reklam na święta 2016
Nie tylko Allegro i H&M. Zobaczcie nasz subiektywny wybór najlepszych reklam na święta 2016

Wzruszają, bawią i wprowadzają nas w świąteczną atmosferę. Marki, przygotowując swoje przedświąteczne kampanie, prześcigają się w pomysłach na oryginalne, ale utrzymane w grudniowym klimacie kampanie. Postanowiliśmy sprawdzić, które z nich w tym roku najlepiej poradziły sobie z tym zadaniem.

Warszawski car sharing dla osób prywatnych

Brief.pl / Aktualności

Warszawski car sharing dla osób prywatnych
Warszawski car sharing dla osób prywatnych

4Mobility, po uruchomieniu usługi car sharingu, czyli auta na minuty dla klientów biznesowych, rozszerza swoją ofertę na użytkowników prywatnych, a tym samym sprawia, że Warszawa dołącza do grona miast z car sharingiem dostępnym dla każdego. Od teraz osoby zainteresowane skorzystaniem z usługi mogą w prosty sposób zarezerwować wybrany pojazd. Samochód można odebrać w jednej z 20 baz na terenie miasta, otwierając go smartfonem.